Vergaderen: hoe we elkaar noodgedwongen dommer maken

Ik ben blijkbaar geabonneerd op een forum, want ik krijg er elke week een mailtje van. En af en toe, meestal op een zaterdagmorgen, blader ik door de artikels van die week om naar iets interessant te speuren. Het forum heet Quora, en het idee is dat mensen er vragen stellen, anderen deze beantwoorden, en iedereen kan stemmen over wat het beste antwoord is op die vraag. Laatst zat er een vraag bij die mijn aandacht trok: ‘hoe zou het zijn om een IQ van 1000 te hebben?’. Het top antwoord op die vraag is erg onderhoudend, en start met de nuchtere vaststelling dat een dergelijk persoon vooral erg eenzaam en gefrustreerd zal zijn. De beperking is immers de omgeving die gewoonweg niet kan volgen, noch met het geven van informatie, noch met het verwerken van besluiten van ons super genie, waardoor diens potentieel onbenut blijft.

En dat jammerlijk besluit rondom onbenut potentieel doet mij denken aan het bij wijlen hilarische ‘Vergaderen? Niet doen!’ van Ellen de Bruin (Business contact, 2014). Ik schrijf hier hilarisch omdat ik letterlijk zat te lachen terwijl ik het aan het lezen was, ’s ochtends vroeg op de trein, en daardoor herhaaldelijk verbaasde blikken opving van de voornamelijk nog slaap-verdoofde mede reizigers, allemaal op weg naar hun eigen serie van vergaderingen voor die dag.

Maar los van de vlotte schrijfstijl en de laagdrempelige[i] manier waarop het onderwerp wordt gebracht, is de conclusie rondom het nut van vergaderen vernietigend. Waarom blijven we dat dan toch allemaal collectief doen? “Het is […] een ritueel” (pg8), “Een vergadering is in feite een toneelstuk” (pg19), “Veel managers […] hebben het idee dat het moet. Het is nu eenmaal wat ze doen, het is hun werk.” (pg10). “[…] mensen met macht [moeten] anderen zover krijgen dat die doen wat zij willen” (pg87). Vergaderingen lijken dus wel een noodzakelijk kwaad.

En als je alles even op een rijtje opsomt, dan wordt duidelijk hoe boosaardig dit kwaad wel niet is. Laten we deze opsomming, helemaal trouw aan de vergadercultuur, even doen in bullets, gegroepeerd in het thema groep-efficiëntie en beïnvloeding:

Groep-efficiëntie:

  • “[…] niemand heeft er […] zin in […]” (pg72) (ego depletion)
  • “Vage, voorzichtige taal […] is de norm in vergaderingen […].” (pg89)
  • “Hoe groter de groep, hoe minder moeite mensen doen” (pg24) (Ringelmann-effect, aangeleerde hulpeloosheid)
  • “Vooral groepen mensen schuiven beslissingen graag vooruit.” (pg73)
  • “mensen […] laten zich snel[…] verleiden om met de meerderheid mee te gaan” (pg36)
  • “[…] vergaderende mensen [zijn] heel slecht in het uitwisselen van informatie.” (pg66)
  • “eigen argumenten […] [zijn] meer waard dan andere” (pg37) (endowment effect)
  • “anderen luisteren vaak niet eens” (pg37) (scallop effect)
  • “[…] vergaderingen nemen […] irrationele beslissingen aan de lopende band.” (pg76) (sunk cost effect)
  • “[…] losse brainstormers [zijn] veruit superieur […] aan groepsbrainstormers” (pg50)
  • “[…] naarmate er meer mensen meevergaderen, wordt het probleem erger.” (pg69)

Beïnvloeding:

  • “Spreektijd en zelfverzekerde uitstraling […] hangen samen met zelfoverschatting” (pg31)
  • “angst om iemand met een hogere status tegen te spreken ligt diep onze hersens verankerd” (pg32)
  • “Er zijn […] subtiele manieren om […] een groep akkoord te laten gaan met een besluit” (pg63) (framen, reactance)

De slotsom lijkt dan ook te zijn dat we met vergaderen elkaar noodgedwongen (beïnvloeding) dommer (groep-efficiëntie) maken. Ik kan hiermee alleen maar de auteur bijtreden in haar inleiding, om ‘met die mooie combinatie van wanhoop en hoop over vergaderen na [te] denken” (pg12).

[i] Ter onderbouwing van de argumenten, is er een rijke literatuurlijst bijgevoegd.

Deze bijdrage was gepubliceerd in recensie.

Geef een reactie